Где хранить документы организации? |
ИА БайкалИнформ |
25.06.2019 |
В ходе деятельности любой компании неизбежно образуется огромное количество документации: бухгалтерские и кадровые документы, всевозможная отчетность и многое другое. И все это необходимо где-то хранить. Причем хранить, не просто сложив в коробки в углу офиса. Во-первых, для самих документов необходимо соблюдать условия хранения, чтобы они не были утеряны или испорчены. А во-вторых, большие объемы бумаг, хранящиеся в ненадлежащем месте (например, затрудняющие проход), являются нарушением правил пожарной безопасности. Что же делать в таком случае?
Решение предлагают архивные компании. Как правило, у них имеются собственные большие складские площади, где поддерживается оптимальный температурный и влажностный режим для хранения документов. Некоторые считают, что арендовать место для своих бумаг – это дорогая услуга. Однако цена архивного хранения здесь сопоставима с той суммой денег, которую вы потеряете, нанимая архивариуса или заставляя своих сотрудников выполнять дополнительные обязанности, а также занимая под хранение офисные площади. Каковы преимущества хранения документов вне офиса?В первую очередь это безопасность. Как уже говорилось выше, в хранилищах создается оптимальный климат для долговременного хранения документов. Они также в обязательном порядке оборудованы системами пожаротушения, видеонаблюдения. Переживать за безопасность конфиденциальной информации также не стоит. Документы хранятся в закрытых коробах, информация о том, что конкретно здесь лежит, доступна только по штрих-коду. А доступ к бумагам будет только у тех людей, кому вы его предоставите. Во-вторых, это порядок и ваше спокойствие. Если вам потребуется какой-то документ, например, для налоговой проверки, вам не потребуется часами его искать. Архивная компания в минимальные сроки найдет его и привезет вам в тот же день или пришлет отсканированную копию в течение 10 минут. Еще проще работать будет, если вы решитесь на создание электронного архива и перевод всей бумажной работы в электронный формат. И в-третьих, это экономия. Освободившиеся площади вы сможете передать для выполнения основной деятельности компании. Сотрудники в отсутствие непрофильной нагрузки будут больше времени тратить на свои основные задачи, а значит, работать более эффективно. Хранение документов вне офиса – это безопасно, удобно и выгодно!
МНОГИХ ЗАИНТЕРЕСОВАЛО: Россияне иногда сталкиваются с выбором между займом и кредитом. Несмотря на то, что эти финансовые инструменты связаны с получением денег под обязательство возврата, у них есть ключевые различия, которые важно понимать, чтобы сделать осознанный выбор. |